La communication avec votre prestataire au cœur de la réussite
Cela risque de ne pas vous surprendre, mais l’une des clés d’une collaboration réussie est une communication claire et constante. En communiquant régulièrement avec votre prestataire, vous aurez toutes les cartes en main pour transmettre efficacement les enjeux, bloquants et objectifs. Cela peut passer par la planification de points de suivi réguliers. Que ce soit par courriel ou par des rencontres fréquentes, ces moments serviront à faire le point sur les travaux en cours et à consigner les décisions et les prochaines étapes du projet. L’utilisation de canaux de communication appropriés et d’outils collaboratifs comme Slack, Teams, ou d’autres plateformes de gestion de projet comme Trello ou Jira peuvent être déterminants dans la réussite de cette communication.
Pour assurer une collaboration réussie, les attentes et objectifs qui doivent être atteints devront être clairement exprimés dès le départ. Il faut un alignement entre les besoins de l’entreprise et les compétences du prestataire, en identifiant les résultats attendus, mais aussi les livrables et les délais.
La rédaction d’un contrat ou d’un cahier des charges détaillé peut grandement aider à établir les responsabilités de chaque partie. Il ne faudra pas oublier d’impliquer toutes les parties prenantes et de vous assurer que toutes les équipes soient informées et alignées sur cette collaboration.
Un suivi et des rétroactions pour mieux appréhender les défis
La transparence et la confiance sont primordiales dans une collaboration avec un prestataire TI externe. Votre entreprise ne doit pas lésiner sur le partage d’informations pertinentes, que ce soit des contraintes ou des risques, même à l’interne. De même, le prestataire doit aussi se plier à cet exercice afin d’assurer que la communication et la transparence aillent dans les deux sens.
Par la suite, il est important de ne pas hésiter sur les retours que votre entreprise peut fournir à votre prestataire, qu’ils soient positifs ou non. En fournissant des feedbacks constructifs, votre entreprise améliorera ses chances de voir des solutions efficaces naître de ce partenariat. De l’autre côté de la balance, votre prestataire devra être flexible et s’adapter à vos besoins. Des ajustements en cours de projet sont assez communs et il est toujours bon d’être ouvert aux suggestions, d’un bord comme de l’autre.
Tout comme l’utilisation d’outils de communication, le choix de plateformes de gestion de projet comme Trello ou Jira peut être un grand avantage dans la réussite de la collaboration. Ces outils numériques sont pensés pour fournir un suivi efficace tout au long du projet en fournissant des tâches, des échéanciers et des étapes clés, mais aussi un résumé des progrès et des performances. Ces indicateurs clés peuvent être utilisés pour effectuer des rapports de suivi qui serviront pour ajuster les prochaines étapes du projet.
Il peut arriver que des conflits surviennent lors de la collaboration entre votre entreprise et votre prestataire externe TI. Une différence de priorités, un malentendu sur un délai, une contre‑performance d’un outil… les raisons sont nombreuses. En identifiant les causes et en créant rapidement un espace de discussion, les deux parties peuvent mettre toutes les chances de leurs côtés pour résoudre le conflit et élaborer des solutions. Il ne faut pas hésiter à être proactif pour éviter que la situation s’envenime rapidement.
Enfin, lorsque la phase de clôture d’une collaboration approche, il est temps de documenter les différentes phases du projet et de recueillir les feedbacks, notamment grâce à un post‑mortem, pour améliorer les potentielles futures collaborations.
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