Le défi : transformer 500 pages statiques en assistant intelligent
La documentation d’accueil rassemble toutes les informations cruciales dont un·e élu·e a besoin pour effectuer son travail. En format papier ou en PDF, trouver une réponse précise à des questions pointues comme « Quelle est la procédure pour soumettre une motion au conseil? » ou « Quelles lois encadrent les compétences municipales? » peut prendre énormément de temps.
La Ville de Lévis cherchait une solution pour :
- Accélérer l’accès à l’information pour les élu·e·s, nouvelles·aux comme ancien·ne·s;
- Moderniser ses outils de gouvernance;
- Déployer l’outil rapidement avant la rentrée des nouvelles·aux élu·e·s (délai de 4 semaines).
La solution Nmédia : Synapse comme complice des élu·e·s
Plutôt que de simplement numériser la documentation, nous avons entraîné un modèle de langage sur celle-ci et déployé ces connaissances dans Synapse, notre plateforme d’IA générative sécurisée. Nous avons transformé la masse documentaire en un assistant IA appelé « Complice-Élus ».
Grâce à notre développement IA, l’élu·e ne cherche plus une information dans les documents; il·elle questionne l’agent conversationnel dans un langage naturel, comme si c’était un·e collègue. L’agent IA comprend le contexte de la question et fournit une réponse claire, précise et immédiate basée exclusivement sur les informations des documents officiels.
Pour garantir la fiabilité et la performance de cet agent conversationnel, nous avons analysé les besoins, les objectifs et les contraintes de la Ville de Lévis et sélectionné le modèle de langage (LLM) le plus approprié selon 3 critères clés :
- Niveau d’intelligence du modèle afin d’obtenir la qualité de réponse désirée;
- Coût du modèle afin de respecter le budget défini;
- Rapidité de réponse du modèle afin de respecter les objectifs de performance.
Les bénéfices pour l’utilisateur·rice : un expert disponible 24/7
L’adoption de Complice‑Élus a transformé radicalement l’expérience de travail des élu·e·s en leur offrant bien plus qu’un simple moteur de recherche :
- Disponibilité absolue : l’agent IA est un expert qui a mémorisé l’intégralité des documents d’accueil et est disponible 24 h sur 24, sur ordinateur, tablette ou téléphone, pour répondre aux questions des élu·e·s, même en dehors des heures de bureau.
- Synthèse intelligente : au lieu de renvoyer l’utilisateur vers une page à lire, l’IA lit le contenu et formule une réponse fiable, complète et résumée, facilitant la prise de décision.
- Mémoire contextuelle : l’outil conserve un historique des échanges, permettant à l’élu·e de retrouver facilement ses questions et réponses antérieures.
- Confidentialité des échanges : toutes les interactions des élu·e·s avec l’assistant IA sont confidentielles et ne sont pas partagées.
- Simplicité d’usage : aucune formation technique complexe n’est requise; l’interaction se fait par une conversation naturelle.
Une approche sécuritaire et structurée de l’IA
Dans le secteur public, la sécurité n’est pas une option. Nous avons bâti l’assistant d’intelligence artificielle de la Ville de Lévis sur 3 piliers de conformité :
- Protection des données. Toutes les données et les interactions sont hébergées sur des serveurs Azure sécurisés afin de garantir la conformité aux lois en matière de protection des renseignements personnels.
- Rigueur des réponses (zéro hallucination). Nous avons choisi un modèle de langage capable de prendre en compte toute la documentation pour formuler sa réponse et générer de meilleurs résultats. Si la réponse ne se trouve pas dans la base de connaissances de la Ville, l’assistant n’invente rien et répond qu’il ne connaît pas la réponse.
- Performance optimisée. Après des tests comparatifs entre différents modèles de langage, nous avons sélectionné un modèle (Gemini 2.5 Flash-Lite), capable de fournir des réponses précises en moins de 12 secondes en moyenne.
Les résultats : un assistant numérique intelligent
Ce projet démontre qu’il est possible d’intégrer l’IA dans le secteur municipal de manière concrète et sécuritaire.
- Adoption rapide : un mois après la mise en place, le taux d’utilisation par les élu·e·s visés atteignait 100 %.
- Autonomie accrue : les élu·e·s naviguent avec plus d’aisance dans les procédures et les règlements, sans devoir solliciter constamment le greffe ou l’administration.
- Gain de temps réel : Le temps de recherche est passé de plusieurs minutes de feuilletage à une réponse instantanée (moyenne de 12 secondes).
Contribuer à l’efficacité de vos équipes grâce à une IA sécuritaire
Cette collaboration avec la Ville de Lévis démontre que l’intelligence artificielle est bien plus qu’une tendance technologique : c’est un levier de performance accessible et sécuritaire pour les secteurs public et parapublic, et même pour les entreprises privées. En transformant une documentation statique et des processus administratifs en interactions fluides, nous créons des outils qui ne remplacent pas l’humain, mais qui augmentent sa capacité à prendre des décisions éclairées plus rapidement.
Vos équipes passent-elles trop de temps à chercher de l’information plutôt qu’à prendre des décisions? Contactez notre équipe pour découvrir comment notre agence de développement IA peut intégrer Synapse dans votre organisation publique ou votre entreprise et concevoir des assistants IA sur mesure, hébergés au Canada.
Foire aux questions sur l’IA dans le secteur public (FAQ)
Comment intégrer une solution d’IA dans une agence gouvernementale canadienne ou une municipalité?
L’intégration de l’intelligence artificielle dans le secteur public doit commencer par une analyse rigoureuse de la sécurité et de la conformité. Il est essentiel de choisir une solution qui garantit la souveraineté des données (hébergement au Canada) et qui respecte la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Une approche progressive, comme celle réalisée avec la Ville de Lévis, permet de transformer des bases de connaissances statiques (PDF, règlements, etc.) en assistants virtuels sécurisés sans compromettre la confidentialité des informations.
Quelles sont les plateformes d’IA recommandées pour les organismes publics francophones au Canada?
Pour les organismes publics au Québec et au Canada, il est recommandé d’utiliser des plateformes capables de gérer des environnements multimodèles tout en assurant une gouvernance stricte des données, comme la plateforme Synapse, développée par Nmédia. Cette plateforme est spécifiquement conçue pour répondre à ces exigences : elle permet d’utiliser des modèles performants (comme Gemini Perplexity ou ChatGPT) dans un circuit fermé et sécurisé, avec une interface parfaitement adaptée au français canadien et aux réalités administratives locales.
Comment l’IA peut‑elle transformer les services aux citoyen·ne·s et aux élu·e·s dans une administration publique?
L’IA transforme les services publics en réduisant le temps de recherche d’information et en automatisant les réponses aux questions fréquentes. Pour les élu·e·s et les employé·e·s, des outils comme des assistants virtuels (chatbots) permettent de trouver des réponses instantanément dans des milliers de pages de procédures et de règlements. Cela libère du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée, accélère la prise de décision et améliore l’autonomie des équipes.
Où trouver des fournisseurs de services-conseils en IA spécialisés pour le secteur public au Canada?
Pour trouver des fournisseurs de services-conseils en IA, tournez-vous vers des partenaires technologiques qui possèdent une expertise en développement sur mesure et qui maîtrisent l’intelligence artificielle ainsi que les normes de sécurité et de confidentialité. Nmédia, basée au Québec, accompagne les entités publiques et parapubliques ainsi que les entreprises privées dans leur transformation numérique en déployant des solutions d’IA éthiques, performantes et entièrement conformes aux lois canadiennes.
Quels sont les avantages d’une plateforme d’automatisation intelligente des processus pour une organisation publique?
L’automatisation intelligente permet de traiter rapidement de grands volumes de documents et de données non structurées. Les avantages principaux incluent un gain de temps significatif (réponses en quelques secondes au lieu de plusieurs minutes), une réduction des erreurs humaines, une disponibilité 24/7 de l’information et une meilleure accessibilité des connaissances institutionnelles pour les nouvelles·aux employé·e·s ou élu·e·s.
