Automatisation de la gestion du parc informatique grâce à une application mobile
Jusque‑là, lorsque les techniciens d'Alphatech voulaient effectuer les prises d’inventaire de leur matériel dans leurs succursales, ceux‑ci devaient passer par un processus classique de prise de notes papier. Cette méthode a un impact important sur l’efficience opérationnelle en cumulant plusieurs désavantages. Outre les risques concernant la justesse des données et un problème de standardisation, le délai de traitement entre la prise d’inventaire papier et l’acheminement dans les systèmes pouvait s’étaler sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Une variable temps qui s’allonge encore si on prend en compte la nécessité pour le technicien de devoir ressaisir l’information manuellement après la prise d’inventaire.
Une solution en deux temps fut donc privilégiée par notre équipe :
- Dans un premier temps, une application mobile Canvas permettant d’effectuer la prise d’inventaire du matériel sur place fut développée.
- Par la suite, une deuxième application Model‑Driven App, fonctionnant en parallèle de la première, serait développée pour permettre de stocker les données et de les synchroniser avec les autres outils de l’écosystème existant.
Notre équipe a voulu utiliser au maximum tous les avantages et la puissance de la Power Platform, tout en proposant une solution adaptée aux réels besoins de l’entreprise. Notre équipe a pu ainsi travailler sur deux différentes applications avec le même objectif : rendre le processus de compte d’inventaire plus efficace.
Pour la première application, notre équipe s’est rapidement orientée vers une application dite canevas, en proposant ainsi une personnalisation cohérente avec l’identité de la société, mais aussi avec un choix judicieux des fonctionnalités pour que l’application reste la plus adaptée aux réels besoins des techniciens sur le terrain.
Parti de zéro, le développement en collaboration avec nos équipes de design et d’UX fut néanmoins rapide grâce à la solution Power Apps apportée par la Power Platform. Avec des interfaces créées rapidement, l’équipe UX a pu se concentrer sur les scénarios d’utilisation et d’autres tâches à accomplir.
Une application mobile et tablette fut ainsi rapidement mise sur pied, ce qui représentait l’idéal pour la gestion du matériel informatique et la prise d’inventaire sur le terrain.
Voici les quelques fonctionnalités incluses dans l’application mobile :
- La présence d’un champ de recherche et d'une fiche avec des infos pratiques sur les différentes succursales d'Alphatech;
- L’accès à un historique de précédents inventaires effectués dans chaque succursale;
- La possibilité d’ajout d’un ou de plusieurs équipements sur une fiche à remplir directement sur l’application;
- La modification à sa guise de chaque fiche d’un équipement avec différents champs (fabricant, catégorie, numéro de série, etc.) avec également une fonctionnalité de prise de photo;
- La possibilité d’ajouter un équipement en scannant son code‑barres directement avec l’appareil photo de l’appareil mobile du technicien;
- Ajout d’une fonctionnalité de signalement afin d’alerter rapidement les gérants d’une succursale d’actions à entreprendre;
- Le stockage des informations dans le Dataverse Microsoft, rendant les données sécurisées, est accessible et disponible pour d’autres outils comme une plateforme d’ERP (Enterprise resource planning) et de support (Service Now).
En utilisant Power Automate, notre équipe a également configuré un flux pour l’envoi par courriel du sommaire de l’inventaire aux différents responsables d'Alphatech.
L’autre application, basée sur modèle, fonctionne en parallèle de la première en récupérant les données prises lors des comptes d’inventaires et stockées dans le Dataverse Microsoft. Elle permet de fournir aux équipes d'Alphatech une vue d’ensemble de toutes les données avec l’aide de visualisations. Grâce à Power BI, les gérants peuvent ainsi avoir accès à des rapports, des listes et d’autres tableaux de bord dynamiques et personnalisés.
Face à la démonstration de cette application mobile d’audit et de prise d’inventaire Power Platform, Alphatech s’est avéré extrêmement enthousiaste. Si l’entreprise avait, comme beaucoup d’autres structures, déjà un pied dans l’écosystème Microsoft, cette preuve de concept lui a permis d’apercevoir le potentiel de la Power Platform pour une véritable automatisation de ses processus.
*Pour des raisons de confidentialité, le nom du client a été changé pour une marque fictive.
